E ExPorta

📘 ExPorta — İhracat Belge Yönetimi: Kullanma Kılavuzu ve Ürün Yetenekleri

ExPorta; ihracatçı KOBİ'lerin Quotation'dan Shipping Instruction'a kadar 7 aşamalı belge setini, müşteri/ürün bilgisini bir kez girerek tek bir ortak dosyadan üretmesini sağlayan bir panel. Bu kılavuz, panelde şu anda gerçekten çalışan özellikleri anlatır — henüz eklenmemiş bir şeyi "yakında" olarak ayrıca işaretliyoruz.

🚀 Ürünün Yapabilecekleri ve Temel Modüller

1. 📊 Genel Bakış (Dashboard)

Sevkiyat, müşteri ve ürün verinizin özetini tek ekranda görürsünüz:

Sağ üstteki CSV İndir butonuyla tüm sevkiyat listesini tablo (CSV) dosyası olarak dışa aktarabilirsiniz.

2. 📄 7 Aşamalı Otomatik Belge Üretimi (Belgeler)

Bir sevkiyat için bilgiyi bir kez girersiniz, aşağıdaki 7 belgenin tamamı aynı veriden otomatik üretilir:

  1. Quotation — ilk fiyat teklifi
  2. Proforma Invoice — teklif onaylandıktan sonra sipariş öncesi paylaşılan belge, otomatik numaralandırılır
  3. Sales Order — sipariş onay kaydı; miktarları burada Proforma'dan bağımsız olarak ayrıca düzenleyip kaydedebilirsiniz
  4. Proforma Loaded (Actual Loading) — gerçek yükleme adetlerini burada girip kaydedersiniz; Commercial Invoice ve Packing List bu adetleri otomatik kullanır
  5. Commercial Invoice — resmi ticari fatura
  6. Packing List — çeki listesi; kantar/VGM ağırlığınızı girip "Ağırlığı Dağıt" derseniz ağırlık kalemlere oransal dağıtılır
  7. Shipping Instruction — sevkiyat/nakliye talimatı; alt kısmında dosyanın gerçekten paylaşıma hazır olup olmadığını gösteren bir Operasyon Durumu satırı bulunur — LC bilgisi eksikse, dosya henüz onaylanmamışsa veya fatura numarası hâlâ "PENDING" ise bu satır otomatik olarak "Eksik bilgi var" uyarısına döner

Her belgenin sağ üstündeki PDF İndir butonu, belge içeriğini panel menüsü olmadan ayrı bir pencerede açıp tarayıcınızın yazdırma diyaloğunu tetikler — diyalogda "Hedef: PDF olarak kaydet" seçeneğini kullanarak PDF dosyası alırsınız.

3. 🔢 Otomatik Belge Numaralandırma ve Müşteri Kodu

Her müşteriye kaydederken kendiniz benzersiz, en fazla 8 karakterlik bir Müşteri Kodu verirsiniz (Türkçe karakterler otomatik olarak İngilizce karşılıklarına çevrilir). Proforma numaraları bu koddan otomatik türetilir:

YYAA + Müşteri Kodu + Sıra No

Örnek: Ocak 2026'da "ELEK" kodlu müşteriye kesilen ilk proforma 2601ELEK01, aynı ay içindeki ikinci proforma 2601ELEK02 olur. Sıra numarası her ay başında sıfırlanır. Aynı kod iki müşteriye verilemez — sistem hem formda hem veritabanı seviyesinde bunu engeller.

4. ⚠️ Akreditif (LC) Uyarı Sistemi

Ödeme yöntemi olarak Akreditif (LC) seçtiğinizde, sistem şu 3 alanı zorunlu olarak takip eder: LC Numarası, Son Yükleme Tarihi ve İbraz Süresi. Bu alanlardan biri eksikse, hem sevkiyat listesinde hem dosya detayında kalıcı bir uyarı rozeti görürsünüz — sadece form açıkken değil, her zaman görünür. Ayrıca serbest metin girebileceğiniz bir LC Notları alanı da vardır; bu alan bilgi amaçlı saklanır, eksik olması uyarı tetiklemez.

🔜 Yakında: Akreditifin gerektirdiği tam belge seti (orijinal/kopya sayısı, özel banka talimatları, gerekli wording/madde metinleri, discrepancy takibi) henüz panelde yok — bu 3 zorunlu alan LC'nin en kritik çekirdeği, tam kontrol listesi değil.

5. 👤 Müşteri ve Ürün Kütüphanesi

Müşteriler sayfasında firma adı, müşteri kodu, ülke/şehir, vergi no, yetkili kişi ve iletişim bilgilerini; Ürünler sayfasında ürün adı, HS Code, açıklama, birim, menşe ülke, net/brüt ağırlık, birim fiyat ve para birimini kaydedersiniz. Yeni bir sevkiyat oluştururken bu kayıtlardan seçim yaparsınız, bilgiyi tekrar yazmazsınız.

Ücretsiz deneme sürümünde müşteri ve ürün başına en fazla 15 kayıt ekleyebilirsiniz.

Müşteri listesindeki telefon numaraları tıklanabilir bağlantıdır — üzerine tıkladığınızda doğrudan WhatsApp'ta o numarayla sohbet ekranı açılır.

6. 🏦 Firma Ayarları (Ayarlar)

Sol menüden Ayarlar'a giderek:

tek seferlik girip tüm belgelerde otomatik kullanılmasını sağlarsınız.

7. 📁 Yerel Klasöre Otomatik Belge Kaydetme

Chrome, Edge veya Opera gibi Chromium tabanlı bir tarayıcı kullanıyorsanız, Ayarlar'dan bilgisayarınızda bir klasör seçebilirsiniz. Belgeler sayfasından yüklediğiniz resmi evraklar (beyanname, B/L, ATR/EUR.1, VGM belgesi, kantar fişi, ihraç kayıtlı fatura, ihracat faturası, CMR belgesi) bu klasörde otomatik olarak sevkiyat koduna göre adlandırılmış alt klasörlere kaydedilir. Firefox veya Safari kullanıyorsanız bu özellik desteklenmez.

8. 📝 Notlar

Sol menüdeki Notlar sayfasında serbest metin notlar tutabilir, "Araştırma / Müşteri Notu / Bekleyen İş" gibi etiketlerle filtreleyebilirsiniz.

9. 🔐 Hesabınız

ExPorta artık gerçek, size özel bir hesap üzerinden çalışır — e-posta ve şifrenizle kayıt olur, aynı bilgilerle giriş yaparsınız. Girdiğiniz veriler yalnızca sizin hesabınıza bağlı, izole bir bulut ortamında saklanır; başka bir hesapla giriş yapan biri sizin bilgilerinizi göremez.

🔜 Yakında (bu sürümde henüz yok): Yapay zeka destekli sohbet asistanı, OCR ile belge/ERP karşılaştırma, GTİP/gümrük vergisi otomatik sorgulama, Resmi Gazete/mevzuat takibi, demoraj/serbest süre (free-time) takibi, landed cost hesaplama, gümrük hat riski (kırmızı/sarı/ yeşil) simülasyonu ve paydaş bildirim (e-posta/WhatsApp şablon) otomasyonu — bunlar şu an panelde bulunmuyor.

📖 Adım Adım Kullanım Kılavuzu

📌 Adım 1: Hesap Oluşturma ve Giriş

Giriş ekranında "Hesap Oluştur"a tıklayıp e-posta/şifrenizle kayıt olun. E-postanıza gelen doğrulama bağlantısına tıkladıktan sonra aynı bilgilerle giriş yapabilirsiniz.

📌 Adım 2: Firma Bilgilerinizi Girin (Ayarlar)

Sol menüden Ayarlar'a gidin ve firma bilgileri, logo/imza, banka hesabı bilgilerini tamamlayıp kaydedin.

📌 Adım 3: Müşteri ve Ürün Ekleyin

Sol menüden Müşteriler sayfasına gidin, "Yeni Müşteri Ekle" formunu doldururken benzersiz bir Müşteri Kodu belirleyin (örn. "ELEK"). Ardından Ürünler sayfasından ürünlerinizi (HS Code dahil) kaydedin.

📌 Adım 4: Sevkiyat Oluşturun

Sol menüden iki farklı başlangıç noktası vardır. Fiyat teklifi henüz kesinleşmediyse + Quotation Oluştur ile başlayın; süreci en baştan (teklif aşamasından) sistemden takip edersiniz. Sipariş zaten kesinleşmiş, üretimi/yüklemesi planlanan bir işlemse doğrudan + Yeni Sevkiyat ile başlayabilirsiniz. Her iki durumda da alıcıyı (kayıtlı müşterilerden) seçin, çıkış/varış noktası, Incoterm ve ödeme yöntemini girin — Akreditif (LC) seçerseniz LC alanları otomatik açılır. Ardından ürün satırlarını ekleyin.

📌 Adım 5: Belge Setini Oluşturun

Sol menüden Belgeler'e gidin, sevkiyatınızı üstteki listeden seçin. Sekmeler arasında geçiş yaparak Quotation'dan Shipping Instruction'a kadar 7 belgeyi görüntüleyin, gerekli yerlerde (Actual Loading, VGM ağırlığı) gerçek değerleri girip kaydedin, her belgeyi PDF İndir ile paylaşıma hazır hale getirin.

📌 Adım 6: Dosyayı Onaylayın

Belge Seti kartındaki "Dosyayı Onayla" butonuna tıkladığınızda dosya kilitlenir — bir daha yanlışlıkla değiştirilemez. Değişiklik yapmanız gerekirse "Revizyon Başlat" ile kilidi açıp düzenleyebilirsiniz; bu değişiklik "Değişiklik Geçmişi" kartında otomatik kaydedilir.

📌 Adım 7: Genel Bakışı Takip Edin

Sol menüdeki Genel Bakış sayfasında tüm sevkiyat dosyalarınızın özetini, durum dağılımını ve en çok satan ürünler/en çok kazandıran müşteriler sıralamasını görebilirsiniz.

Baştan Başlamak İsterseniz

Ayarlar sayfasının en altındaki kırmızı "Tüm Verileri Sıfırla" butonu; banka hesaplarınızı, firma ayarlarınızı ve bu tarayıcıda tutulan notlarınızı siler. Bu işlem geri alınamaz — yanlışlıkla tıklamayı önlemek için önce "Silmek istediğimi onaylıyorum" kutusunu işaretlemeniz gerekir. Sevkiyat, müşteri ve ürün kayıtlarınız bu işlemden etkilenmez.

Sorularınız mı var?

info@exporta.tr adresinden veya WhatsApp'tan (+90 535 897 97 61) bize ulaşabilirsiniz.